Ein Aufzug soll sicher und zuverlässig funktionieren. Was für Bewohnerinnen und Bewohner selbstverständlich erscheint, verursacht bei Hausverwaltungen jedoch laufend Arbeit: Wartungen müssen koordiniert, Störungen bearbeitet, Gutachten geprüft und Reparaturangebote kontrolliert werden. Hinzu kommen Rechnungsprüfungen, Reklamationen und die Dokumentation aller Maßnahmen.
Übernimmt die Hausverwaltung diese Aufgaben selbst, verteilen sich viele einzelne Vorgänge auf unterschiedliche Ansprechpartner. Professionelles Aufzugsmanagement bündelt diese Tätigkeiten und entlastet damit die Verwaltung. Eine Modellrechnung von IFS zeigt, wie deutlich sich diese Entlastung sowohl beim Arbeitsaufwand als auch bei den laufenden Kosten auswirken kann.
Viele kleine Aufgaben summieren sich
Der Betrieb einer Aufzugsanlage umfasst weit mehr als die regelmäßige Wartung. Jahr für Jahr fallen zahlreiche technische und administrative Tätigkeiten an. Dazu zählen unter anderem:
- Reparaturaufträge erteilen und überwachen
- Angebote nach festgestellten Mängeln einholen
- Sachverständigengutachten bearbeiten
- Störungsmeldungen koordinieren
- Mängel aus Betriebskontrollen weiterleiten
- Jahresabrechnungen prüfen
- Rechnungen reklamieren
- Gutschriften und Neuverrechnungen nachverfolgen
Jede einzelne Aufgabe wirkt zunächst überschaubar. In Summe entsteht daraus jedoch ein erheblicher Zeit- und Koordinationsaufwand, insbesondere bei größeren Immobilienbeständen mit mehreren Aufzugsanlagen.
Rund 88% weniger Verwaltungstätigkeiten
Die IFS-Modellrechnung stellt den jährlichen Verwaltungsaufwand pro Aufzugsanlage mit und ohne professionelles Aufzugsmanagement gegenüber.
Ohne IFS fallen demnach durchschnittlich 19,25 Stunden Aufwand für Verwaltungsvorgänge pro Anlage und Jahr an. Besonders ins Gewicht fallen die Bearbeitung der Jahresverrechnung, Störungsmeldungen sowie Rechnungsreklamationen und die damit verbundenen Gutschriften oder Neuverrechnungen.
Mit dem Aufzugsmanagement von IFS verbleiben in der Hausverwaltung rechnerisch nur noch 2,29 Stunden Aufwand für Vorgänge pro Anlage und Jahr. Das entspricht einer Reduktion von rund 88 Prozent.
Der Unterschied entsteht, weil IFS einen Großteil der laufenden Koordination übernimmt. Die Hausverwaltung muss nicht mehr jede Rückfrage selbst bearbeiten, unterschiedliche Dienstleister einzeln steuern oder Rechnungsabweichungen nachverfolgen. Sie erhält einen zentralen Ansprechpartner, der die Vorgänge fachlich prüft und koordiniert.
Bei einer Hausverwaltung mit beispielsweise 20 Aufzugsanlagen entspricht die Modellrechnung einer Entlastung von rund 339 Stunden Aufwand an Verwaltungsvorgängen pro Jahr. Die frei werdende Zeit kann das Team für die Betreuung der Immobilien, Eigentümer und Bewohner nutzen.
Kosten entwickeln sich langfristig günstiger
Professionelles Aufzugsmanagement reduziert nicht nur den internen Arbeitsaufwand. Auch bei den laufenden Kosten zeigt die Modellrechnung einen langfristigen Vorteil.
Die Grafik vergleicht die Kostenentwicklung über zehn Jahre bei einer Ausgangsbasis von 1.000 Euro. Ohne IFS steigen die dargestellten jährlichen Kosten von 1.000 Euro auf rund 1.426 Euro im zehnten Jahr. Mit IFS liegen sie zu Beginn bei rund 914 Euro und erreichen nach zehn Jahren rund 1.243 Euro.
Damit beträgt die jährliche Differenz im zehnten Jahr rund 183 Euro je 1.000 Euro Ausgangsbasis. Die Kosten liegen in diesem Modell zu diesem Zeitpunkt um etwa 12,8 Prozent unter der Vergleichsvariante ohne IFS.
Ein Grund dafür liegt in der unterschiedlichen vertraglichen Anpassung. IFS schließt seine Verträge auf Basis des Verbraucherpreisindex ab. Der im Vergleich teurere Kollektivvertrag für Metaller kommt für diese Verträge nicht zur Anwendung. Dadurch lässt sich die Kostenentwicklung langfristig besser kontrollieren.
Die konkrete Ersparnis hängt selbstverständlich von der jeweiligen Anlage, den bestehenden Verträgen und dem erforderlichen Leistungsumfang ab. Die Modellrechnung macht jedoch sichtbar, welchen Einfluss Vertragsgestaltung und professionelle Steuerung über mehrere Jahre haben können.
Fazit: Weniger Verwaltungsaufwand und kontrollierbare Kosten
Die beiden Modellrechnungen zeigen, dass professionelles Aufzugsmanagement an zwei entscheidenden Stellen ansetzt: bei den laufenden Kosten und beim Verwaltungsaufwand.
IFS übernimmt einen Großteil der technischen und organisatorischen Tätigkeiten, bündelt die Kommunikation und kontrolliert die erbrachten Leistungen. Dadurch kann sich die Hausverwaltung wieder stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Zugleich schaffen fachkundige Angebotsprüfung, transparente Abrechnung und eine langfristig günstigere Kostenentwicklung wirtschaftliche Vorteile.
Neukalkulation Ihres Aufzugsmanagements
Wer wissen möchte, welches Einsparpotenzial im eigenen Aufzugsbestand steckt, kann bestehende Verträge von IFS unverbindlich neu kalkulieren lassen.
Dafür benötigt IFS lediglich eine unterfertigte Vollmacht und übernimmt anschließend die weitere Bearbeitung.
Hinweis: Die genannten Werte basieren auf den bereitgestellten IFS-Modellrechnungen. Die tatsächliche Kostenersparnis und Arbeitsentlastung hängen vom Anlagenbestand, den bestehenden Verträgen und dem individuellen Leistungsumfang ab.
