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Interview Teil 4: Herausforderungen & Zeitaufwand beim Bauwerksbuch

IFS unterstützt seine Kunden durch proaktives Problemlösen, mit einer transparenten Aufwandsschätzung und verlässlicher Terminplanung – damit die Erstellung des Bauwerksbuchs rechtzeitig, strukturiert und ohne unnötige Hektik erfolgen kann.

Interview mit Memsur Hasanović:

Ich verantworte bei der IFS als Teamleiter die Bereiche Energieausweis und Bauwerksbuch. Als zertifizierter Objektsicherheitsprüfer koordiniere ich mit meinem IFS-internen Expertenteam die Erstellung von Bauwerksbüchern seit 2016.

Dipl.-Ing. (FH) Memsur Hasanović

Gibt es typische Herausforderungen, die bei der Erstellung auftreten? Wie geht IFS damit um?

Die Erstellung eines Bauwerksbuchs kann je nach Objekt komplex und herausfordernd sein. IFS kennt diese typischen Problemstellungen aus der Praxis und hat erprobte Lösungen entwickelt, um effizient damit umzugehen.

Umfangreiche oder teilweise unvollständige Altakten

Insbesondere bei älteren Gebäuden ist es oft anspruchsvoll und zeitintensiv, alle relevanten Unterlagen zusammenzutragen. Baupläne und Bewilligungen liegen teils nur auf Papier oder verteilt in Archiven bzw. Überwachungsakten vor.
Die IFS begegnet diesem Problem, indem wir sämtliche Behördenwege für den Kunden übernehmen und die Aushebung der Bauakte vollständig koordinieren. Selbst wenn die Terminvergabe bei der Baupolizei aufwendig ist oder mehrere Archivbesuche nötig sind – IFS bringt die nötige Geduld und Erfahrung mit, um auch umfangreiche Bestände lückenlos zu sichern.
Bei fehlenden Plänen bieten wir unseren Kunden auch 3D-Vermessung und weiterführende Planungsleistungen (Bauanzeige, Einreichungen usw.) an.

Komplexe Format- und Strukturvorgaben

Ein Bauwerksbuch muss bestimmten Formvorschriften genügen. Das kann für Laien schwierig sein umzusetzen.
Die IFS hat hierfür standardisierte Prozesse: Die digitalisierten Dokumente werden von uns einheitlich benannt, chronologisch geordnet und gemäß den Empfehlungen der MA 37 strukturiert.
Dadurch entspricht das Ergebnis den behördlichen Richtlinien und ist gleichzeitig für den Nutzer übersichtlich.

Zeit- und Koordinationsaufwand

Ein häufiger Engpass ist der hohe Zeitaufwand für die Erstellung eines Bauwerksbuchs.
Die Abstimmung von Behördenterminen, das Scannen hunderter Seiten und die Durchführung von Vor-Ort-Begehungen inkl. Dachüberprüfungen sind ressourcenintensiv.
IFS begegnet dem, indem wir effiziente Arbeitsabläufe und digitale Hilfsmittel einsetzen.
Unser eingespieltes Team arbeitet parallel an verschiedenen Aufgaben – während beispielsweise die Akten eingescannt werden, wird bereits die Begehung vorbereitet.
Unser Team prüft pro Jahr Millionen an m² Nutzflächen von Objekten – dadurch können wir frühzeitig ausreichend Kapazitäten einplanen und dem Kunden transparente Informationen über die Projektdauer geben.

Technische Hürden bei der Digitalisierung

Alte Pläne in Übergröße oder fragile Dokumente erfordern spezielle Behandlung.
IFS ist technisch bestens ausgerüstet – wir nutzen professionelle A0-Scanner und geschultes Personal, um auch großformatige Pläne schonend und hochauflösend zu digitalisieren.
Dadurch gehen keine Details verloren und die Unterlagen stehen digital in exzellenter Qualität zur Verfügung.

Koordination der Objektbegehung

Die Durchführung einer detaillierten Gebäudebegehung kann Herausforderungen mit sich bringen, etwa den Zugang zu allen Bereichen oder Rücksichtnahme auf Bewohner/Mieter.
Die IFS plant Begehungen flexibel und in Abstimmung mit Hausverwaltungen und Eigentümern, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Unsere zertifizierten Fachteams wissen, worauf zu achten ist, und arbeiten effizient, sodass die Inspektion zügig abgeschlossen werden kann, ohne die notwendige Gründlichkeit zu vernachlässigen.

Durch diese Maßnahmen fängt die IFS typische Stolpersteine proaktiv auf. Herausforderungen wie fehlende Unterlagen, komplexe Anforderungen oder Zeitdruck werden mit Erfahrung, den richtigen Werkzeugen und guter Planung gemeistert. Der Kunde profitiert davon, dass wir im Hintergrund alle Probleme lösen, bevor sie überhaupt entstehen – das Ergebnis ist ein Bauwerksbuch, das fristgerecht, vollständig und ordnungsgemäß erstellt wird.

Die Erstellung eines Bauwerksbuchs ist zeitaufwendig. Wie viel Zeit muss ein Kunde im Durchschnitt dafür einplanen?

Zuerst ist die gesetzliche Frist anzumerken:

Eigentümer von Gebäuden mit Baujahr vor 1919 haben bis 31.12.2027, Eigentümer von Gebäuden aus dem Zeitraum 1919 bis 1945 haben bis 31.12.2030 Zeit, ein Bauwerksbuch zu erstellen und bei der Behörde zu registrieren.

Trotzdem empfehlen wir ausdrücklich, frühzeitig mit dem Prozess zu beginnen, damit genügend Spielraum für alle erforderlichen Schritte bleibt.

Projektdauer abhängig von Gebäude und Aktenlage

Die Dauer für die Erstellung eines Bauwerksbuchs kann je nach Objekt stark variieren. Grundsätzlich handelt es sich jedoch um ein zeitintensives Projekt, das eine sorgfältige Planung erfordert. Erfahrungsgemäß liegt der Gesamtarbeitsaufwand pro Objekt zwischen 30 und 100 Stunden – je nach Umfang und Komplexität. Dieser Wert umfasst alle Schritte: von der Aktenbeschaffung über die Objektbegehung bis hin zur finalen Dokumentation.

In der Praxis verteilt sich dieser Aufwand auf mehrere Wochen. Beispielsweise kann bereits die Organisation und Digitalisierung der Bauakten einige Zeit in Anspruch nehmen, bevor die Vor-Ort-Begehung und die abschließende Nachbearbeitung erfolgen.
Die tatsächliche Projektdauer hängt maßgeblich von der Größe des Gebäudes und der Aktenlage ab. Ein kleines Zinshaus mit überschaubarer Dokumentation ist naturgemäß schneller bearbeitet als ein weitläufiger Gebäudekomplex mit mehreren Bauwerken und umfangreichen historischen Unterlagen.

Zeitplan abhängig von Baupolizei

Die IFS erstellt für jedes Projekt einen individuellen Zeitplan, der mit dem Auftraggeber abgestimmt wird.
Dabei wird bewusst ein zeitlicher Puffer eingeplant, um mögliche Verzögerungen – etwa bei der Terminvergabe durch Behörden – abzufangen.
Besonders hervorzuheben ist, dass es aktuell bei der Baupolizei zu längeren Wartezeiten kommt: In mehreren Fällen wartet IFS bereits seit über einem Monat auf Einsichtstermine.
Angesichts der Tatsache, dass bis zum 31.12.2030 rund 57.000 Objekte ein Bauwerksbuch benötigen, ist künftig mit einer weiteren Zunahme der Wartezeiten zu rechnen. Die Kapazitäten bei der MA 37 sind stark eingeschränkt. Zwar sind die offiziellen Arbeitszeiten von 08:00 bis 12:00 Uhr angesetzt, jedoch stehen uns in der Praxis meist nur ein- bis zweistündige Termine zur Verfügung – eine vollständige Nutzung des gesamten Zeitfensters ist selten möglich.