Interview mit Memsur Hasanović:
Ich verantworte bei der IFS als Teamleiter die Bereiche Energieausweis und Bauwerksbuch. Als zertifizierter Objektsicherheitsprüfer koordiniere ich mit meinem IFS-internen Expertenteam die Erstellung von Bauwerksbüchern seit 2016.
Wie läuft die Erstellung eines Bauwerksbuchs bei IFS typischerweise ab – vom Erstkontakt bis zur finalen Übergabe?
IFS Immobilien Facility Services bietet für die Erstellung des Bauwerksbuchs einen kompletten Rundum-Service an.
Der Ablauf folgt einem klar strukturierten 6-Schritte-Prozess, bei dem der Kunde von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Übergabe des fertigen Bauwerksbuchs begleitet wird:
Schritt 1 | Auftrag & Vorbereitung
Zu Beginn klärt IFS gemeinsam mit dem Auftraggeber alle Voraussetzungen für die Erstellung des Bauwerksbuchs.
Dazu zählt:
- die Organisation erforderlicher Vollmachten (z. B. für die Einsichtnahme in den Bauakt bei der zuständigen Behörde),
- das Einholen von Informationen über bereits erfolgte Sanierungsmaßnahmen,
- sowie die Abstimmung praktischer Details wie Zutrittsmöglichkeiten zum Objekt.
Diese sorgfältige Vorbereitung stellt sicher, dass alle relevanten Unterlagen und Daten für die folgenden Arbeitsschritte vollständig zur Verfügung stehen.
Schritt 2 | Digitalisierung der Bestandsakten
Im nächsten Schritt übernimmt IFS die komplette Archivrecherche bei der Baupolizei.
Erfahrene Bautechniker unseres Teams heben sämtliche im Bauakt enthaltenen Unterlagen aus – darunter Baupläne, Bescheide und andere relevante Dokumente – und digitalisieren diese vor Ort in hoher Auflösung, je nach Originalformat in A0, A3 oder A4.
Hinweis: Besonders hervorzuheben ist, dass ausschließlich amtlich archivierte Unterlagen direkt bei der Baubehörde digitalisiert werden. So wird sichergestellt, dass das Bauwerksbuch vollständig, nachvollziehbar und rechtlich belastbar ist – ohne dass der Kunde selbst bei Magistratsabteilungen vorstellig werden muss.
Schritt 3 | Strukturierung der Dokumente
Die gescannten Unterlagen werden von IFS systematisch aufbereitet: Alle Dateien werden übersichtlich benannt, geordnet und logisch strukturiert abgelegt.
Dadurch entsteht ein digitaler Bauakt, in welchem Pläne, Bescheide und sonstige Unterlagen einheitlich beschriftet und schnell auffindbar sind.
Die hohe Strukturqualität spart dem Eigentümer später viel Zeit bei der Nutzung und ermöglicht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit.
Schritt 4 | Objektbegehung vor Ort
Parallel zur Dokumentenaufbereitung wird eine ausführliche Vor-Ort-Begehung des Gebäudes durchgeführt.
Dabei begutachten unsere Fachleute die allgemeinen Bereiche des Objekts – darunter Fassade, Stiegenhaus, Keller, Dachboden, Technikräume oder Dach – und dokumentieren den baulichen Zustand umfassend mittels Fotodokumentation.
Diese aktuelle Zustandserhebung ergänzt die historischen Pläne und gibt ein vollständiges Bild über das Objekt.
Etwaige Mängel oder Auffälligkeiten werden detailliert festgehalten und im Bauwerksbuch vermerkt.
Schritt 5 | Erstellung des Bauwerksbuchs
Sobald alle Unterlagen aufbereitet und die Objektbegehung abgeschlossen ist, führt IFS alle Informationen zusammen. Auf dieser Basis entsteht ein strukturierter Begehungsbericht mit Fotodokumentation, ergänzt durch die digitalisierten Bestandsunterlagen.
Daraus wird ein vollständiges, professionell aufbereitetes Bauwerksbuch erstellt – rechtlich konform und auf dem neuesten Stand.
Es erfüllt sowohl die behördlichen Anforderungen als auch die praktischen Bedürfnisse von Eigentümern und Verwaltern im Gebäudemanagement.
Schritt 6 | Übergabe & Registrierung
Zum Abschluss übernimmt IFS die elektronische Meldung des Bauwerksbuchs an die zuständige Behörde.
Die erforderlichen Bestätigungen zur Anlage des Bauwerksbuchs und zur Erstbegehung werden über das behördliche Online-Portal übermittelt.
Der Kunde erhält das fertige Bauwerksbuch in digitaler Form, entweder per Download über das IFS-Portal, auf USB-Stick oder – auf Wunsch – ausgedruckt mit den erforderlichen Unterschriften.
Wer ist bei der Erstellung der Bauwerksbücher involviert?
Für die Erstellung eines Bauwerksbuchs setzt IFS auf ein interdisziplinäres Team aus erfahrenen Fachkräften. Dabei arbeiten interne Spezialist:innen eng mit externen Expert:innen zusammen, um höchste Qualität, fachliche Präzision und volle Rechtskonformität sicherzustellen.
Technische Bestandsaufnahme durch Bautechniker
Die Recherche und Digitalisierung der Bestandsunterlagen erfolgt durch erfahrene IFS-Bautechniker.
Sie heben die Bauakten direkt bei der zuständigen Behörde aus und führen die großformatige Digitalisierung aller relevanten Unterlagen durch – darunter Pläne, Bescheide und historische Dokumente. Diese werden in bestmöglicher Qualität digital erfasst, sodass die Grundlage für ein vollständiges und belastbares Bauwerksbuch gegeben ist.
Gebäudeinspektion durch zertifiziertes Fachpersonal
Die gesetzlich vorgeschriebene Objektkontrolle erfolgt bei IFS durch intern geschulte und zertifizierte Objektsicherheits-Fachkräfte.
Diese führen die Vor-Ort-Begehung durch, bewerten den baulichen Zustand des Gebäudes und dokumentieren Mängel oder Auffälligkeiten.
Die daraus entstehenden Gutachten fließen in die finale Bewertung und sichern die Nachvollziehbarkeit gegenüber Behörden und Dritten.
Dokumentation und digitale Aufbereitung durch IT-Team
Ein spezialisiertes Dokumentations- und IT-Team sorgt für die konsistente und strukturierte Aufbereitung aller Unterlagen.
Sämtliche Dateien werden nach einem standardisierten System benannt und in einheitlicher Struktur zusammengeführt.
Das Team übernimmt auch die technische Umsetzung der Behördenmeldung sowie die Integration des Bauwerksbuchs in das IFS-Kundenportal – einschließlich optionaler USB-Stick-Übertragung oder Papierausdrucke.
Zusammenarbeit mit externen Experten
Wenn im Einzelfall spezifische Zusatzleistungen erforderlich sind – beispielsweise im Bereich Statik, Architektur, 3D-Vermessung, Einreichplanung, Bauanzeige oder Brandschutz – arbeitet IFS mit ausgewählten externen Partnern zusammen.
So kann auch in Spezialfragen eine durchgehend professionelle Betreuung sichergestellt werden.
